В прошлом году Чувашия присоединилась к проекту госкорпорации «Росатом» «Эффективный регион», который с 2017 года реализуется в десятках регионов России. Проект ставит своей целью оптимизацию и улучшение процессов в деятельности органов власти, снижение времени и стоимости предоставления государственных услуг с использованием методов и инструментов бережливого производства. Первоначально к оптимизации рабочих процессов приступили министерства и ведомства Чувашии, вторым потоком в проект включились органы местного самоуправления муниципалитетов республики.
В рамках «Эффективного региона» администрации городов и районов в конце 2021 года начали разрабатывать свои проекты по оптимизации процессов и снижению издержек в различных сферах жизнедеятельности. Шумерлинский район, ныне муниципальный округ, акцент сделал на такой муниципальной услуге, как выдача архивных справок.
Что же представляет собой шумерлинская разработка? За ответом на этот вопрос газета обратилась к куратору и исполнителю проекта – заведующей муниципальным архивом Светлане Кузьминой.
«По ныне существующему регламенту срок ожидания получения услуги, в нашем случае – выдачи архивной справки, составляет 30 дней, — пояснила руководитель архива. – И большая часть этого времени тратится на делопроизводственную процедуру. Схема чаще такая: заявитель подаёт запрос в администрацию округа, делопроизводитель этот запрос регистрирует, передает главе администрации для резолюции (тут надо понимать, что рабочий график главы обычно насыщен событиями, и корреспонденция может дожидаться своего часа несколько дней и даже недель); затем запрос поступает к нашему непосредственному руководителю – заведующему сектором культуры и архивного дела, там утверждается и только потом передается в архив. Здесь мы знакомимся с содержанием запроса и начинаем свою непосредственную работу по подготовке архивной справки. Проверяем документы, исправляем ошибки, если они случаются, подписываем и передаем в обратном порядке в администрацию, а затем на бумажном носителе справка поступает заявителю. Потери времени в итоге большие именно из-за процедуры согласования. Эти потери мы и хотим устранить».
По новому регламенту предоставления муниципальной услуги, который будет разработан в рамках реализации «бережливого» проекта, запрос можно будет подавать непосредственно в архив, минуя администрацию Шумерлинского муниципального округа, количество шагов для получения результата уменьшится с 12 до 8, срок исполнения запроса сократится втрое, до 10 дней.
«Принципы и методы работы архивариуса и зав. архивом при этом не меняются, — добавила Светлана Кузьмина. – Пока в электронный вид приводим опись документов, которые есть в фондах архива. Сами же документы находим вручную в архивохранилищах. Стоит сказать, что каждая справка индивидуальна. Мы можем подготовить какую-то за час, а для иной потребуется несколько дней. То есть 10-дневный срок, который мы заявили в проекте, продиктован многолетним опытом работы».
Проект Шумерлинского муниципального округа, вне сомнения, является нужным и социально значимым. Ежегодно в архив поступает более тысячи запросов от граждан и организаций. За 2021 год, например, было выдано 1042 справки. Весомую долю в этом количестве, по словам Светланы Кузьминой, занимают традиционно документы социально-правового характера: о зарплате, о стаже работы для выхода на пенсию. То есть такие, которые человеку важно получить как можно оперативнее. В последнее время стали также популярны у граждан запросы краеведческого плана — о своих родственниках, земляках, исторических событиях прошлого века. Помимо поиска и подготовки ответов на поступившие запросы, архивисты сейчас работают над формированием фондов документов, поступающих в связи с преобразованием района в округ и упразднением сельских поселений.
2 февраля проект «Оптимизация процесса получения услуги (выдача архивных справок) в администрации Шумерлинского муниципального округа» был защищен перед комиссией проекта «Эффективный регион» и рекомендован к внедрению. «Муниципалитеты республики представили проекты по внедрению бережливых технологий по различным направлениям деятельности и услугам, — отметила Светлана Кузьмина. — Какие конкретно будут отобраны для реализации на практике и тиражирования на других территориях, пока неизвестно. Надеемся, что наш войдет в это число и после утверждения нового регламента предоставления услуги архива внедрение улучшений начнется с марта текущего года». Согласно идее разработчиков, на отладку процесса и закрепление результатов потребуется всего 4 месяца.
Наталья Игнатьева.
Комментарии: